A coleção SciELO Brasil já tem cerca de 20% de seus periódicos utilizando o Sistema SciELO de Publicação que permite a submissão, revisão, edição e publicação de periódicos científicos online. Em consonância com o estado da arte em gestão editorial, o sistema permite que todos os participantes do processo de publicação sejam envolvidos no mesmo fluxo editorial, desde a submissão do manuscrito até a publicação nos periódicos das coleções SciELO.
O sistema é um dos componentes da metodologia SciELO que tem como um dos principais objetivos o aprimoramento e fortalecimento dos periódicos nacionais e regionais de qualidade contribuindo para o aumento da sua visibilidade, acessibilidade qualidade e impacto.
Baseado no Open Journal Systems do Public Knowledge Project (OJS/PKP), reconhecida solução de código fonte aberto e flexível, o Sistema SciELO de Publicação Online organiza o processo de editoração e reduz o tempo dedicado às tarefas relacionadas à administração, edição e manutenção dos processos editoriais.
“Uma de suas características principais é racionalizar a gestão e operação do processo de publicação de periódicos científicos, reduzindo os custos operacionais e de infraestrutura por meio da operação de serviços públicos de publicação eletrônica”, afirma Adriana Luccisano, bibliotecária supervisora do colegiado SciELO.
A primeira fase de implantação do sistema iniciou-se em 2006 por meio de um projeto piloto. Após ajustes para atender as demandas e necessidades dos editores, em 2007 o sistema passou a ser implementado a partir de reuniões e capacitações com os editores e suas equipes promovidas pela BIREME/OPAS/OMS (Centro Latino-Americano e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde). “Sempre com vistas no uso coletivo do sistema”, completa Marcio Galvão, analista responsável pelo desenvolvimento e manutenção do sistema.
Desde então a aplicação da ferramenta na coleção SciELO Brasil tem sido crescente. Em 2007, 24% dos 25 periódicos capacitados passaram a utilizar o sistema de forma definitiva. Em 2008, os números foram mais expressivos, sendo que 31% dos 66 periódicos capacitados fizeram a adoção. Até maio de 2009, foram realizadas capacitações para 106 periódicos com 35% de adoção efetiva.
Desta forma, 37 periódicos ou cerca de 20% da coleção SciELO Brasil adotam o sistema em maio de 2009 (veja lista).
Outro avanço significativo apresentado pelo sistema é o aumento dos seus usuários: atualmente há mais de 27 mil registros, divididos entre autores, revisores e editores. Com relação às transações editoriais, durante o período de maio de 2008 a maio de 2009, o sistema recebeu um total de 9.720 submissões.
O sistema recebe, em média, cerca de mil acessos por dia. Nos meses de abril e maio, o total de visitas ultrapassou 43 mil, das quais 45% representam acessos de usuários distintos. Nesse mesmo período, mais de 500 mil páginas foram acessadas no total, a partir de pelo menos 100 países diferentes.
Expansão para rede SciELO e BVS
Além de ampliar progressivamente a adoção da ferramenta pelos editores da Coleção SciELO Brasil e prover suporte técnico para aqueles que já utilizam o sistema, o próximo passo é disponibilizá-lo para a rede SciELO. De fato as coleções SciELO do Chile, Cuba e Venezuela estão avaliando a adoção do sistema.
O sistema está disponível também para as instituições e redes que adotam a metodologia SciELO. É o caso da coleção PePSIC (Periódicos Eletrônicos em Psicologia) do Brasil, que é a primeira instância da Biblioteca Virtual em Saúde (BVS) a adotar o Sistema SciELO de Publicação para os periódicos da sua coleção, desde março de 2009. Desta forma, com o nome de Sistema PePSIC de Publicação, a solução SciELO está disponível no Portal de Periódicos PePSIC, que faz parte da BVS Psicologia (BVS Psi) e segue realizando capacitações para ampliar a adoção da ferramenta pelos periódicos de sua coleção.
Capacitações mensais e reuniões individuais facilitam a adesão
As reuniões periódicas de capacitação das equipes editoriais são organizadas pela Unidade SciELO da BIREME, sob a coordenação de Adriana Luccisano, realizadas com o apoio técnico de Marcio Galvão e Alex Mendonça, técnico em informática.
A equipe segue um cronograma de atividades que consta de uma reunião inicial de apresentação do sistema realizada mensalmente, com um grupo de até 10 editores que conhecem o fluxo de trabalho editorial. Os editores recebem uma identificação no sistema em uma instância dedicada a testes, definindo assim as configurações de políticas, administração e layout seguidas por seus periódicos.
Posteriormente, os editores interessados em adotar o sistema realizam reuniões entre suas equipes e a Unidade SciELO para ampliar o entendimento das capacidades da ferramenta, solucionar dúvidas e equacionar as necessidades específicas. O processo de adoção do sistema prossegue com a assistência online por e-mail e telefone ou presencialmente.
A expectativa da coordenação do Programa SciELO é que o sistema seja adotado por mais de 50% dos periódicos brasileiros até o final de 2009 e por cerca de 30% de todos os periódicos da rede SciELO.
