No segundo ano de uso da solução, a empresa atingiu sua meta de assumir 80% das compras de seus clientes

A Pró-Saúde administra e assessora hospitais e presta consultoria a instituições da área de saúde, há 42 anos, com implantação de modernos métodos de gerenciamento e novos modelos de atuação. Há quatro anos, a plataforma Paradigma WBC, tem apoiado a Central de Compras da Entidade no aumento de sua participação nas demandas dos hospitais, geridos pela Pró-Saúde. O emprego da solução evoluiu ao ponto de permitir que a Central conseguisse, no final de 2011, suprir simultaneamente as demandas de compras de 19 hospitais, sendo 17 deles localizados em Tocantins, um no Maranhão e outro em Rondônia.

A plataforma de compras eletrônicas da Paradigma mostrou a sua diferença logo no começo da utilização na Central. No segundo ano de uso, a unidade de negócios, que realizava 10% das compras dos hospitais, atingiu sua meta de assumir 80% das compras desses clientes. Em quatro anos de uso, o atendimento da Central saltou de apenas três hospitais para 45.

E para alcançar o constante crescimento do volume de compras eletrônicas e de clientes associados, gerado pela adoção da ferramenta e das melhores práticas definidas pela Pró-Saúde, a Entidade decidiu ampliar sua base de fornecedores e passou também a adotar, desde 2011, o serviço inédito de collaborative sourcing da Paradigma, o Portal ClicBusiness.

“Graças à adoção das melhores práticas e implantação da plataforma de compras eletrônicas da Paradigma, nossa equipe possui atualmente métodos definidos e consolidados capazes de atender plenamente grandes demandas”, comemora Mônica Granzo, gerente de Logística e de Central de Compras da Pró-Saúde.

Hoje, a Central de Compras já contabiliza 679 mil processos de compra, 426 mil itens de produtos e serviços negociados e uma economia média em torno de 12% sobre processos de compra tradicional.

Plano de adoção da plataforma

A profissional de Logística da Pró-Saúde conta que, quando assumiu a gerência da Central de Compras há cinco anos, a representação da unidade era baixa por falta de tecnologia, processos adequados e equipe qualificada. Sua missão era reformular a área, criando um novo modelo de trabalho para aumentar a penetração em todos os hospitais.

Uma das bases do projeto de reformulação criado pela gestora era a adoção de uma tecnologia que pudesse facilitar o desenvolvimento de fornecedores. Com esse intuito, foi organizado um comitê interno, com profissionais de várias áreas da Pró-Saúde para avaliar as tecnologias disponíveis no mercado.

Seu projeto envolveu também a adoção das melhores práticas definidas pela companhia e convencionadas pelo mercado como, realização de cotação com três fornecedores, qualificação documental, visita técnica, testes de produtos, padronização de produtos e marcas, entre outros. “Adotamos a tecnologia da Paradigma Business Solutions pela liberdade de aplicar e desenvolver esses conceitos de uma forma personalizada. Avaliamos ferramentas específicas para a área da saúde, mas preferimos a customização oferecida pela Paradigma”, explica a gerente.

Vantagens obtidas pelos hospitais

Segundo Mônica, o principal desafio nos primeiros meses de utilização da plataforma foi o trabalho de envolvimento dos profissionais da área de compras de todos os hospitais, pois cada cliente atuava de forma diversificada, sem um modelo padronizado de compras. Com o novo método de trabalho, os hospitais tiveram um ganho de qualidade nos insumos adquiridos, economia na escala de preço, além de aumentar a transparência e agilidade no processo de compras. Isso porque o serviço da Pró-Saúde segue os requisitos da ISO9001 e da ONA (Organização Nacional de Acreditação), avalia os produtos e consegue consultar um número maior de fornecedores por meio da plataforma Paradigma.

“Nossa Central de Compras tem uma equipe de onze profissionais, que atendem 80% das demandas de compras dos 45 hospitais atendidos. Nossos clientes também tiveram uma significativa redução no custo operacional, pois a maioria dos hospitais atuava antes com quatro compradores. Hoje, precisa somente de um profissional para as compras locais. Todo o restante do processo é feito pela Central de Compras”, conta.

Redução de custo com aumento do número de fornecedores

Desde 2011, a Central de Compras passou a utilizar também o Portal ClicBusiness, serviço de collaborative sourcing da Paradigma de busca de novos fornecedores na web. Segundo a gerente, esse serviço viabilizou o aumento da base de fornecedores que precisava acompanhar o ritmo de crescimento da Central. “A Pró-Saúde possui clientes em todo o território nacional. O ClicBusiness também vai ao encontro da estratégia da empresa de priorizar fornecedores locais para ajudar a fortalecer economias regionais”, diz Mônica.

O ClicBusiness é uma fonte de busca com fornecedores pré-qualificados pelos usuários, com possibilidade de avaliação desses fornecedores por outros grupos e ordenada por categorias. A cada negociação realizada dentro da plataforma de compras da Pró-Saúde, é feita uma consulta instantânea aos fornecedores já homologados pelo ClicBusiness. Outra vantagem apontada pela gerente é que, por meio do painel de negócios do portal, muitos fornecedores começaram a se interessar pela empresa e fazer ofertas competitivas.

A adoção da ferramenta também ajuda a trazer mais transparências e credibilidade nas prestações de compras. Atualmente, a Pró-Saúde tem realizado trabalhos de benchmarket com diversas empresas, não só da área da saúde, que estão interessadas em conhecer seu modelo de compras corporativas. “Essa credibilidade gera um grande valor que traz um diferencial competitivo e reconhecimento nacional. Hoje, somos referência em boas práticas de compras e qualificação de fornecedores”, comemora a gerente.