Antecipando-se à Lei de Acesso à Informação, que passou a vigorar em maio último, o Grupo Hospitalar Conceição está comemorando dois anos de implantação do Workflow, uma iniciativa inovadora de utilização do processo eletrônico nas aquisições. Desde julho de 2010, todos os novos processos de aquisição da instituição são realizados totalmente por meio eletrônico. Isso significa que, desde o pedido pelo setor solicitante, passando pelas análises jurídicas, administrativas e comerciais, a análise do gestor, a disputa das empresas e a aprovação, tudo é realizado sem uso de papel, garantindo transparência total nos processos licitatórios. Assim, qualquer pessoa pode acompanhar o andamento das compras pelo site do GHC (www.ghc.com.br), em “Serviços On-line”.
De acordo com Cristiano Schuch, consultor do GHC e responsável pela implantação do projeto, as razões para comemorar são muitas. Um exemplo significativo é a análise comparativa feita dos prazos de tramitação dos processos em papel nas modalidades dispensas e inexigibilidades em relação aos processos eletrônicos, onde foi constatada uma redução de 52%. Já na modalidade pregão, a redução no prazo de aquisição foi de 22%. Além disso, outras vantagens são a redução dos custos intrínsecos aos processos de aquisição, a facilidade de rastreabilidade dos processos, gerando maior responsabilização no atendimento aos prazos previstos em cada atividades, e a garantia de mais segurança nas informações. A possibilidade de criação e acompanhamento de indicadores para qualificação da gestão é outra realidade observada. Beneficiou também o meio ambiente pela não-necessidade de utilização de papel, tanto pelo Grupo Conceição quanto pelos fornecedores.
O assessor da diretoria do GHC Neury Moretto destaca ainda que o sistema Workflow aumenta a segurança jurídica, pois garante que sejam realizados todos os ritos processuais previstos pela legislação vigente.
Por todos esses benefícios, o Ministério da Saúde seguirá o modelo do GHC e adotará em breve o sistema eletrônico em suas aquisições. O Grupo Conceição é, até o momento, a única instituição pública brasileira a realizar processos de aquisição 100% eletrônicos. “O GHC é um benchmarking nessa iniciativa, várias instituições estão nos visitando para conhecer o sistema”, revela Moretto.
Workflow avança para outras áreas
Com o sucesso obtido na área de compras, outros setores do Grupo Conceição também implantaram o sistema eletrônico Workflow. É o caso da Gerência de Engenharia e Patrimônio, que está realizando pelo sistema o recebimento, a análise técnica e o pagamento dos equipamentos entregues pelos fornecedores, bem como o controle dos equipamentos em manutenção por terceiros.
Outro exemplo é o da Gerência de Recursos Humanos que virtualizou os fluxos de solicitação de atividades de formação, bem como as fichas de ocorrências relativas às sanções disciplinares, permitindo maior controle dos processos e dos prazos. O setor de Transporte também tornou eletrônica a solicitação de ambulâncias terceirizadas, o que evita, com o fim do sistema manual, o deslocamento de funcionários das unidades de internação.
Já o Laboratório Central do Hospital Conceição está utilizando o sistema eletrônico em todos os processos de qualidade. Com isso, a empresa certificadora da Acreditação do setor, localizada no Rio de Janeiro, pode realizar as auditorias nesses processos de forma on-line. Em setembro, o Workflow será implantado também para realização de pareceres técnicos de produtos.
O consultor Cristiano Schuch ressalta que a otimização obtida nos processos administrativos foi constatada pelas áreas assistenciais, que passaram a organizar os seus processos de trabalho também utilizando o Workflow. Um exemplo é o controle das bombas de infusão locadas pelo GHC. “A otimização dos processos na área assistencial permite qualificar o atendimento ao usuário, que é a objetivo principal do GHC”, avalia.
Prêmio internacional
O Grupo Hospitalar Conceição foi agraciado, em dezembro de 2011, com o troféu de prata do prêmio Global Awards for Excellence in BPM & Workflow, que destaca projetos inovadores em todo o mundo relacionados a essas tecnologias, sendo considerado o “Oscar” do setor. O caso de implantação de projeto que eliminou o papel nos processos de compras da instituição gaúcha, por meio de um sistema de Workflow, está entre os dois melhores da América Latina. O destaque é concedido pela Workflow Management Coalition (WFMC), uma organização mundial, com sede no Canadá, que reúne instituições, usuários, consultores, analistas, universidades e grupos de pesquisa nessa ferramenta.
O prêmio, em sua 18ª edição, é dividido em cinco regiões geográficas: Europa, Ásia e Oceania, África, América do Norte e América Latina. Cada região recebe seus troféus de ouro, para o primeiro lugar, e de prata, para o segundo lugar. Na América Latina, o GHC foi o único brasileiro selecionado. A seleção foi feita por um grupo de juízes internacionais. A conquista foi significativa tendo em vista a forte competição entre empresas públicas, privadas e do terceiro setor de todo o mundo.
Para acompanhar as licitações, acesse:
http://workflow.ghc.com.br
Usuário: cidadao
Senha: transparencia
