Atualmente com 125 leitos ativos, o Hospital Deputado Luis Eduardo Magalhães é localizado na cidade de Porto Seguro, na Bahia, e realiza atendimento médico hospitalar de média e alta complexidade. Disponibiliza atendimentos de urgência e emergência em regime de 24 horas/dia, internação para as especialidades em: clínica médica, cirúrgica, obstétrica e pediátrica; e conta com ambulatório de especialidades. Atualmente está sendo gerenciado pela Monte Tabor Centro Ítalo Brasileiro de Promoção Sanitária sob gestão em Organização Social.

Em 2011, a diretoria do Hospital entrou em contato com a XHL Consultoria para realização de um projeto que consistia em conhecer os custos da unidade de Porto Seguro, possibilitando um controle e gerenciamento dos mesmos, além de poder demonstrar ao Estado, de maneira concreta e confiável, os custos da instituição de saúde.

Segundo Aurélio J. Rocha Neto, Diretor Geral do Hospital Deputado Luis Eduardo Magalhães, “em uma administração de uma Unidade Hospitalar do Estado, por ser gerenciado por uma Organização Social, torna-se imprescindível o conhecimento dos custos de suas áreas para tomada correta das ações necessárias para uma boa gestão. Porém, existem dois pontos vitais na aplicação e conhecimento desta ferramenta. O primeiro é saber onde e como estão sendo gastos os recursos financeiros que recebemos, pois como a fonte pagadora é uma só, não nos possibilita buscar novas receitas, por isso, temos, unicamente, que nos concentrar na redução dos custos. A segunda seria a de mostrar ao Estado, de maneira incontestável, o quanto a unidade está custando, e o que ele precisa repassar a ela para que não haja prejuízo na prestação da assistência à população que utiliza o SUS”.

Assim, a XHL Consultoria implantou a Gestão de Custos na unidade para atender esta demanda de transparência e controle nos processos e rotinas, além de contribuir para um maior conhecimento entre as principais áreas assistenciais e administrativas.

O Hospital possui uma gestão baseada em controles e precisava mensurar se o trabalho estava sendo realizado dentro dos processos desenhados e com eficiência em custos. Para isso, o hospital contratou a XHL Consultoria também para atuar no desenvolvimento de técnicas e ferramentas que os ajudaram a entender melhor os processos e os principais clientes e fornecedores internos.

Foi realizada uma nova estruturação sistêmica para atender melhor as necessidades da alta direção e, ao mesmo tempo, uma estruturação funcional para atender os gestores das áreas a fim de entenderem melhor seu setor, suas atividades e como controlar melhor seus fornecedores. Através de estatísticas desenvolvidas e integradas a novas rotinas, os gestores conseguem atualmente interagir para a prevenção de perdas e desperdícios.

A partir do trabalho realizado, mensalmente é realizado um encontro das lideranças das áreas para a apresentação e discussão dos custos do Hospital.

“O objetivo destes encontros é fomentar discussões para melhorar as rotinas e discutir ações para correções de processos internos e consequentemente um melhor aproveitamento dos recursos.” afirma Robson Luis E. Santo, consultor da XHL Consultoria.

Com todos os serviços implantados, o diretor do Hospital comenta os resultados alcançados. “Primeiro a conscientização de todos diante dos números agora conhecidos, fazendo com que cada um tenha a real noção de como interfere e compõe aquele determinado custo. Uma vez, sendo de conhecimento de todos, houve uma preocupação em controlar os gastos de seus respectivos centros de custos, contribuindo para que houvesse uma redução dos mesmos”.

“Pudemos mensurar em várias oportunidades quando implantamos novas rotinas e estratégias, como o Programa de Qualidade 5S, onde o objetivo principal é aumentar a produtividade da instituição, diminuindo o desperdício e reduzindo os custos. Ações para melhorar a qualidade de vida dos colaboradores, transformando o ambiente da empresa e a atitude das pessoas. Os princípios são 1º Utilização, 2º Ordenação, 3º Limpeza, 4º Saúde e 5º Autodisciplina. Com a ferramenta de custos, podemos mensurar estas variáveis, refletindo diretamente no resultado financeiro da instituição e na diminuição dos gastos com desperdícios e maior controle, tanto de materiais de escritório quanto de hospitalares e de uso e consumo”.

Segundo Robson Luis E. Santo, consultor da XHL Consultoria, “com duração de dois anos, sendo dividido em implantação e depois em afinamento das informações, e agora na melhoria dos controles de dispensações de insumos a pacientes e formatação dos custos padrões dos procedimentos mais realizados no Hospital, a Gestão de Custos faz parte do dia a dia da instituição”.

Entre outros exemplos podemos citar que atualmente todos os setores conhecem a estrutura de centros de custos do hospital e fazem uso da mesma nas suas rotinas, além dos encontros mensais já citados.

“Recentemente, por haver os controles, facilmente foi detectado que uma mudança no processo de lavagem de roupas, acarretaria em um aumento considerável de custos ao hospital. Com os estudos realizados em tempo curto, possível pelas ferramentas e estatísticas disponíveis, além do envolvimento das pessoas, rapidamente foi possível organizar o processo e evitar este aumento de custos, garantido a eficiência da lavagem sem onerar o serviço”.

“Além disso, mesmo sem contar com grandes sistemas de gestão e com algumas limitações tecnológicas, o hospital está implantando controles para que se possa apurar os consumos por paciente, evitando aumento de estoques e gerenciando toda a logística demandada pela região onde encontra-se, afastado dos grandes centros e fornecedores. Tudo isso, a partir das mudanças surgidas com a implantação da Gestão de Custos”, completa o consultor da XHL Consultoria.

Atualmente a XHL Consultoria continua dando todo o suporte ao Hospital, sempre visando levar aos gestores a melhor informação para tomada de decisão e garantir a melhoria contínua nos processos, além de estudar e poder ajudar na contenção de aumento de custos por retrabalho, desperdícios ou possíveis ingerências nos processos e rotinas, trabalhando continuamente com a alta direção e as lideranças da instituição no esclarecimento de dúvidas e nas propostas de melhoria dos processos internos e nas relações internas entre clientes e fornecedores.

Sobre XHL Consultoria

Como resultado da união de profissionais com uma experiência acumulada em mais de 10 anos de atuação no mercado de saúde, uma nova opção de consultoria surge para o mercado de saúde: a “XHL Consultoria”. A empresa tem como objetivo de oferecer soluções personalizadas e dinâmicas para hospitais de todos os portes, bancos de sangue, serviços de diagnóstico, clínicas e operadoras de planos de saúde. Além disso, proporciona aos clientes a mais alta performance em seus negócios, sempre pautados pela ética, imparcialidade e confiabilidade. Entre seus serviços estão: gestão financeira, gestão de custos e orçamentos, controladoria, planejamento estratégico, diagnósticos, gestão do faturamento e projetos de viabilidade econômico-financeira.