O Hospital de Clínicas de Porto Alegre - HCPA instituição pública universitária ligada ao Ministério da Educação e academicamente à Universidade Federal do Rio Grande do Sul, migrou 8 mil contas para Google Apps for Education. Após a licitação que teve a ilegra como vencedora, empresa certificada pelo Google para o fornecimento de Google Apps no Sul do Brasil, a migração durou três meses - de março a junho de 2014. Como inovação colaborativa, além de realizar uma mudança meramente tecnológica, o projeto teve como preocupação central o Human Change Management (HCM), ou seja, buscou engajar os colaboradores e promover a colaboração.

As contas migradas vão desde profissionais que atuam em áreas como emergência, enfermaria, UTI, pediatria e etc. - envolvendo também funcionários administrativos, gestores, alunos, professores e pesquisadores. O foco inicial da migração foi nas funcionalidades básicas do pacote Google Apps for Education: Gmail, Calendário, Hangouts, Contatos e Google Drive (armazenamento na nuvem). As três fases da metodologia do projeto - Core IT, Early Adopters e Go Live - foram acompanhadas pela metodologia exclusiva da ilegra, o HCM, visando passar a mensagem de forma inovadora e integrada ao posicionamento de comunicação do HCPA, engajando as pessoas e promovendo a colaboração com a parceria da Coordenadoria de Comunicação da instituição. “A campanha de engajamento foi fundamental para a adoção da mudança entre os colaboradores do hospital. Foi toda uma engrenagem, que contou com ambientação, comunicados online personalizados, site, treinamentos, brindes e etc., que criou um clima favorável contribuindo para o sucesso do projeto” de acordo com Maria Luiza

Falsarella Malvezzi, Coordenadora do projeto e Assessora da Direção do HCPA. Após a migração são esperados aumento na produtividade e facilidade na comunicação, podendo agilizar processos de atendimento, como por exemplo o uso de planilhas compartilhadas e disponíveis na nuvem. Miguel Dora, Assessor de Operações Assistenciais e atuante no projeto, relata a mudança no ambiente do hospital: “Temos um documento sendo editado simultaneamente por mais de dez colegas. Formulários e planilhas online apoiando o trabalho do Time de Resposta Rápida (TRR). A migração para o Google Apps ofereceu inúmeras oportunidades”. Com um histórico de inovação, o Hospital de Clínicas de Porto Alegre reforça sua cultura inovadora e de vanguarda adotando ferramentas colaborativas que geram expectativas de maior produtividade para a equipe do hospital.

“Tenho uma expectativa enorme no aumento de produtividade na execução das nossas tarefas e na solidificação de uma cultura colaborativa. A experiência de uma implantação em tempo recorde com uma campanha de divulgação tão eficaz, aliada à dedicação dos colaboradores que participaram, foi muito gratificante na coordenação deste projeto” finaliza Malvezzi.

Confira outros depoimentos de usuários da ferramenta no HCPA: 

“Estamos numa fase de estabilização da ferramenta e ajustes finos, mas a mudança foi excelente e um recorde em projetos do HCPA: quatro meses do planejamento à execução.” 

Fábio Lima
Analista de TI (CGTI) e líder técnico do projeto

“Considero que a ferramenta facilitou a comunicação. O novo formato aproximou as pessoas, não temos mais problemas com caixas lotadas. A organização das pastas, além de estar mais atrativa devido às cores, podem ser acessadas em qualquer micro ou tecnologia móvel (smartphone e tablets). Enfim, ainda não usamos todos os recursos disponíveis, mas o saldo é muito positivo!” 

Diovane Ghignatti da Costa
Assessora da Coordenação do Grupo de Enfermagem